<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=116957359027108&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Blogg

Office 365

februar 15, 2018
By:

7 ting å huske på når du jobber i Microsoft Teams

Teams, Microsofts chatbaserte samarbeidsverktøy, har nå eksistert i nesten et år. Jobber dere i Teams i dag eller tenker å ta det i bruk og lurer på hva som er viktig å tenke på? Mange nye funksjoner og forbedringer er på plass, som betyr at det nå er gode grunner til å begynne og jobbe i Teams. 

 

1. Innledende tips når du jobber i Microsoft Teams

Teams skal ikke erstatte tidligere arbeid fra første dag. La teamene dine formes over tid. Det er alltid en risiko for at man ønsker å administrere og at brukerne oppretter egne teams for hver avdeling og/eller prosjekter. Start hvor det er størst behov og interesse fra brukerne, for å unngå å skape forvirring og at flere ikke tar det i bruk.

Prøv å ikke begrense for mye gjennom administrasjon uten veiledning og oppfølging av brukerne. Teams skal drives av brukernes behov. Som standard la teams du lager være åpne og ikke private, og la folk følge forskjellige teams etter egne behov. La Teams være et kreativt verktøy der nye teams dannes etter behovene oppstår.

Et tips i starten kan være å skape flere permanente teams som for eksempel berører hele organisasjonen. Dette gjør at du kan forenkle og unngå at generell informasjon håndteres dobbelt eller parallelt med forskjellige teams. Opprett også et test-team der du kan prøve nye integrasjoner og bruke som læringssted.

teams.jpg

2. Samme diskusjon og informasjon bør ikke håndteres flere steder

Pass på at det ikke er laget et teams som allerede håndterer området eller kan opprettes som en kanal som allerede eksisterer. Man ønsker ikke å ha informasjon på flere steder eller risikere forvirrende brukere.

 

3. Tenkt gjennom hvordan du administrerer og håndtere informasjon i Teams

Tenkt gjennom hvordan du håndterer data og informasjon som er opprettet i teams. Teams bør ikke brukes som fil lagring! Filer lagret i et teams er koblet til teamet, og når du avslutter et teams, vil også filene forsvinne.

Produkter av arbeidet ditt i Teams, dvs. det som produseres, er ikke ment for å opprettes i teams, dette bør lages og lagres i andre systemer først. Håndtering av data bør tas opp i organisasjonens informasjonspolitikk. Vurder også hvilke lagringsressurser brukeren skal kunne koble til Teams og andre Office 365-tjenester. Du har også muligheten til å jobbe med verktøy som AIP (Azure Information Protection). Med AIP kan du klassifisere, merke og beskytte dine opplysninger ganske enkelt - sikre dataene dine.

4. Oppdater dine teams

Hvor ofte fjerner du teams som ikke lenger brukes? Har du kontroll over eksterne brukere? Det er lett at det blir uoversiktlig og rotete. En måte å holde kontroll på dine teams, kan være å etablere en funksjon som betyr at hvert teams eiere må verifisere om teamet skal beholdes, for eksempel hver 6 til 12 måneder.

 

5. Snakk mer sammen

Sett en tittel på en viktig chat-samtale. Dette gjør dem søkbare som kan være et svært nyttig alternativ til å merke samtaler som favoritter.

Du kan sende e-post til ulike kanaler, noe som kan være et fint alternativ til å flytte over mailtråder som ellers pleier å være chat-lignende samtaler i Outlook. Ved å trykke på knappen etter kanal-navnet, kan du se e-postadressen og f.eks. sende en e-post som du vil diskutere videre i Teams.

 

6. Integrer mer

Teams apps_integrera mera.png

En av de mulighetene som finnes i Teams og som med de siste oppdateringene har økt, er muligheten til å integrere tredjeparts-apper og andre Microsoft-apper som Planner og OneNote.

Planner er et oppgaveorientert verktøy som kan være svært nyttig i teamet ditt. Her er muligheten til å følge opp aktiviteter uten å bruke tredjepartsverktøy, og du kan legge Planner til enhver kanal.

OneNote er et utmerket notisbokverktøy og kan administreres akkurat som Planner og legges til i kanalene dine. Du kan også lage den i en ny notatbok eller koble til en eksisterende.

7. Vær effektiv og dra nytte av nyheter og endringer

Hvordan håndterer du og din bedrift eventuelle endringer i  Office 365 og produkter som Teams? Lag gjerne en strategi for endringshåndtering for sluttbruker og vedtak av ny teknologi knyttet til IT-strategien. Enten gjør du det selv, eller så hører du med din IT-leverandør om hjelp.

Dette er avgjørende for en vellykket integrering av ny teknologi i din organisasjon. For å sikre ansattes bruk og tilfredsstillelse av ny og annerledes arbeidsmetode, er avgjørende for at du skal kunne jobbe mer effektivt sammen.

Oppsummering

t-bot2.png

Steget til Office 365 kan være stort for mange bedrifter, og det er mange tekniske og juridiske aspekter å ta hensyn til. Men er du i gang og har satt opp Office 365, anbefaler vi at du begynner å bruke Teams som en del av din daglige arbeidshverdag.

Ovenfor har jeg gjennomgått noen tips. Ved å lære mer å utnytte Teams fulle potensial, vil du med sikkerhet mer effektiv.

Nå når du har lest dette, test ut Teams i denne demoen, og ikke nøl med å ta kontakt med oss, så hjelper vi deg i gang.

 Les også: Hva er Office 365 Groups og Microsoft Teams?

Les mer om Microsoft Teams her.


Ta kontakt med vårt Advisory team, så hjelper vi deg i gang:

JEG ØNSKER Å VITE MER 

Legg igjen en kommentar

E-postadressen din blir ikke publisert.

Følg oss:

Fredrik Ehrenholm, Architect/Advisor

Har många års erfarehet inom TeleComputing. Arbetar med tjänsteutveckling men också mycket tillsammans med våra kunders beställare och IT-chefer. Jag hjälper dem utveckla sina IT-miljöer i syfte att stödja och utveckla deras verksamhetsbehov.